Gammel vin på nye flasker

X kommer!!!!! Vi bliver arbejdsløse. Og så kan du selv udskifte X med robotter, AI eller machinelearning eller blockchain eller måske noget helt femte.

Jeg er måske bare ikke helt enig.

Men hvorfor er jeg så uenig? Det er jeg sådan set heller ikke, men for mig er der en hel masse trin der kommer før alle fluffy buzzwords. Det er ting som økonomiafdelinger har gjort i årtier. Det er blandt andet at have en korrekt afstemt bank, eller at overføre betalinger fra sit økonomisystem til sin bankløsning. Bevares, for 20 år siden var dette via modem til Unibank, og i dag kan det så være fra e-conomic via internettet til f.eks. Nordea. Men tankerne bag og processerne er de samme. FIK, også kaldet “fælles indbetalingskort” har eksisteret i en menneskealder. Det er stadig en teknologi der bliver anvendt den dag i dag. Dog er den, lige som mange andre ældre kunstgreb indenfor bogholder, blevet peppet lidt op med tech.

Kuldsejlet bogholderi

Grunden til jeg stejler lidt over alle de smarte vendinger er primært at jeg nogle gange oplever at skulle overtage et kuldsejlet bogholderi. For mig er et bogholderi kuldsejlet når der ikke har været bogført i f.eks. 6 måneder, revisorens efterposteringer fra sidste årsregnskab er ikke bogført på plads og der er slet ikke styr på bilag, eller hvem der skylder hvem penge. Det tager faktisk ret lang tid at rette op på dette forlis. Det kan godt være, det er smart at implementere alle mulige teknologiske vidunderløsninger, men det giver slet ingen mening uden at forstå virksomhedens processer og behov. Samtidig er der også en generel forårsrengøring i bogholderiet der skal laves.

Bank-connect

Mange af de løsninger vi anvender tager afsæt i eksisterende teknologi eller tilføjer et ekstra lag til disse. Noget af det første vi forsøger at få gang i er noget der hedder bank-connect. Det er en teknologi der betyder, at du i dit økonomisystem får en liste over hvad du burde bogføre, da denne liste viser, hvad der rent faktisk er sket i banken. For mig er udgangspunktet for alt i bogholderiet – at du har styr på din bank.

Alt efter virksomhedens størrelse kan det give god mening at holde godt styr på kreditorerne (altså dem vi skylder penge). Det er i sig selv en klassisk opgave og i de fleste økonomisystemer er der også et betalingsmodul så man uden at taste kan generere en betalingsfil til banken. Det der sker er følgende:

  1. Den faktura du vil betale bliver bogført som betalt i dit økonomisystem
  2. Dit økonomisystem laver en betalingsfil som du kan uploade til din netbank.
  3. Når du har uploadet til banken skal den godkendes og faktura bliver betalt

Så skridt 1-3 bliver løst ved blot at klikke et par gange med din mus – det er ret smart.

Det der er rigtig interessant det er hvordan man kommer hen til skridt 1. Det er her de nye digitale løsninger kommer på banen. Der findes et hav af softwareløsninger der kan aflæse disse data, og automatisk aflevere dem i dit økonomisystem så du er klar til skridt 1-3.

Nogle kan endda også lave skridt 1-3 for dig uden at du selv skal gøre noget. Det kræver selvfølgelig at der er penge på kontoen ellers sker der desværre ikke så meget.

FIK kortet

Et af de andre områder jeg har nævnt er FIK kortet. Det er en måde at betale regninger på og fordelen ved den er at data er entydigt. Når du laver en almindelig bankoverførsel står det dig frit for at skrive hvad som helst i overførselsmeddelelsen. Dette er slet ikke muligt når du f.eks. Betaler en telefonregning. Det er smart fordi modtager enkelt kan finde ud af hvem der betaler hvad. Løsningen i sig selv er ret gammel. Men igen kan nyere og lækre løsninger benytte sig af denne teknologi for at gøre tingene endnu nemmere. Der findes løsninger der automatisk kan bogføre dine kundeindbetalinger når disse er betalt via FIK. Der findes også løsninger der automatisk kan sende dine opkrævninger til f.eks. PBS eller Leverandørservice. PBS og Leverandørservice kan nogenlunde det samme. Forskellen er at du kun 1 gang om måneden kan sende til opkrævning via PBS men Leverandørservice er hele tiden. Derudover er den sidste kun til virksomheder.

Men igen her ser vi gammel teknologi blive tilført ekstra hestekræfter fra nye spillere på markedet.

Og det er basalt set hele min pointe. De gamle dyder forsvinder aldrig. Det går aldrig af mode. Det bliver ikke unødvendigt at have styr på sin bankafstemning, sine kunder eller dem du skylder penge. Det er måden tingene kan løses på nu der bliver anderledes.

Det handler om at holde tingene på skinner

Og netop løsningen af tingene er for mig en slags “gammel vin på nye flasker” idet meget af det vi gør nu, er gentagelser af processer som er over 20 år gamle. Det er blot gjort nemmere og mere automatisk. Der er stadig brug for at nogen tænker sig om, når bogholderiet kører på skinner, netop for at sikre at tingene bliver på skinnerne. Vi som bogholdere har helt unikke muligheder for at automatisere mange af de gængse arbejdsprocesser som f.eks. betalinger,  udlægninger og matching af bilag. Det betyder bedre tid til f.eks. rykning af kunder, gennemgang af forsikringer, opfølgning på budgetter og kalkulationer og mange andre ting.

I min verden hvor vi lever af at sælge timer betyder det typisk at opgaverne blot bliver løst hurtigere og at der derigennem er plads til mange flere kunder. Vores fornemmeste opgave bliver at bruge de legoklodser der passer præcis til dig så både du og jeg og alle involverede i administration sparer så meget tid som overhovedet muligt.

 

0 replies

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *