Fakturahåndtering – din guide til valg af scannings- og automatiseringssystemer

bilagsscan illustration

Som erhvervsdrivende modtager du ofte rigtig mange fakturaer fra dine leverandører. Uanset om du driver et mindre eller større foretagende, kan det løbe op i mange arbejdstimer at registrere disse leverandørfakturaer manuelt. Derfor findes der et væld af forskellige systemer, hvori du kan scanne dine fakturaer og opsætte automatiserede bilagsscan flows. På den måde gør du hverdagen langt lettere, og bedst af alt – du slipper for det hårde, manuelle tastearbejde!

Hvis du vil høre mere omkring hvordan vi benytter bilagsscan bedst hos Sandgrav Solutions, så kan du kontakte os her

Hvordan håndteres dine leverandørfaktura med et bilagsscanningssystem?

Til dig der ikke allerede er i gang med digital håndtering af dine leverandørfakturaer, skal vi vist have det lagt fast. Et scanningssystem har typisk én eller flere af følgende funktioner:

  • Fakturascanning – læsning af fakturaer/regninger uden manuel tastning. Data overføres til f.eks. regnskabssystem og dokumentet kan lagres i systemet eller på en ekstern platform.
  • Fakturahåndtering – mulighed for opsætning af flows, der sikrer rettidig og automatisk betaling af dine leverandørfakturaer.
  • Fakturagodkendelse – godkendelsesflow hvor du eller andre personer i virksomheden kan sikre, at alt stemmer, inden der betales.

De mange systemer, der findes på markedet, har et væld af forskellige funktioner. Nogle systemer læser e-faktura, har godkendelsesflow eller kan læse varelinjer. Det kan være svært at danne sig et overblik over alle de systemer til leverandørfaktura, der findes på markedet. Derfor har vi sammensat en omfattende guide, der sammenligner de mest brugte systemer til fakturahåndtering i Danmark.

Få det fulde overblik – vi sammenligner systemerne

Der findes mange løsninger på markedet, der kan simpelgøre håndteringen af dine leverandørfakturaer. Nogle er nye og innovative spillere på markedet, mens andre går mange år tilbage og har udviklet sig med tiden. Vi har valgt at sammenligne virksomhederne på deres størrelse, hvem de henvender sig til og hvem nogle af deres nuværende kunder er. Få et overblik her:

Omvirksomheden opdateret 1
Grafik: Om virksomhederne – © Sandgrav Solutions

Bilagsscanningssystemer - hvad siger de selv?

Hvorfor bruge det ene scanningssoftware til leverandørfaktura frem for det andet? Vi har spurgt virksomhederne selv, hvem deres system henvender sig til og hvad der gør det unikt! Se alle svarene her:

Futurelink

ClausChristoffersen7842bw Futurelink 2

CEO – Claus Christoffersen

Om virksomheden: Futurelink tilbyder løsningen Batchflow. Det er et simpelt og cloudbaseret system til faktura- og dokumenthåndtering. Du betaler efter forbrug, og der er en række integrationer til økonomisystemer.

Key Selling Point:Enkel løsning med bredde og dybe muligheder. Små som store løsninger. Integrationsspecialist.

  • Løsning til revisorer og SMV’er indenfor transport, byggeri og handel.
  • Automatisk back-up og et system der altid fungerer, som det skal
  • Fakturaer aflæses automatisk, og du betaler kun for det, du bruger

DocuBizz

Billede30 Docubizz

Founder/CEO – Mads Toksvaerd

Om virksomheden: DocuBizz kan beskrives som intelligent fakturahåndtering. Servicen er cloudbaseret, og du kan komme i gang i løbet af én dag. Godkend bl.a. fakturaer på farten med den smarte Docubizz app.

Key Selling Point: DocuBizz har 15 års dansk 100% Cloud erfaring, specialiseret i netop denne proces, hvilket sikrer en unik driftssikker og nøglefærdig løsning.

  • Løsningen er velegnet til små og mellemstore virksomheder.
  • Du får altid en lav og fast pris uden nogle ekstra omkostninger.
  • Simpelt system der giver dig et hurtigt overblik over alle leverandørfakturaer og deres status.

Digiflow

henrik k headshot

CEO: Henrik Kruse

Om virksomheden: Digisense tilbyder løsningen Digiflow, der lader dig automatisere op til 90% af dit manuelle arbejde med kreditorbogholderi. Integrerbart med flere økonomisystemer og nemt at komme i gang med.

Key Selling Point: Professionelt virksomhedstilpasset godkendelsesflow til digitalisering og automatisering af kreditorbilag med ubegrænset antal brugere.

  • Velegnet til mellemstore og større virksomheder, hvor flere personer arbejde med ledelse, økonomi og indkøb.
  • Automatisk distribution der sender dokumentet til den rette godkender
  • Intelligent scanning der aflæser hele dokumentet med mulighed for fritekstsøgning

Roger.ai

Riger

Co-founder/CEO: Cathrine Andersen, Co-founder/CTO: Christian Rasmussen

Om virksomheden: Roger.ai har eksisteret siden 2016 og er af de mest innovative systemer, når det kommer til automatisering af bogholderiet. Du sparer op til 90% i tid på manuelt arbejde med leverandørfakturaer, bilag osv. Er det eneste system, der kan betale regninger automatisk. Du kan læse mere omkring Roger.ai her

Key Selling Point: Roger.ai automatiserer alle de daglige finansielle opgaver som dataaflæsning, regningsbetaling, medarbejderudlæg, kontering og godkendelse.

  • Systemet kan bruges af både SMV’er, bogholdere og revisorer.
  • Intelligent kreditorstyring til at opsætte regler for scanning, godkendelse og betaling.
  • Avancerede workflows med mange variabler som beløb, kreditor osv.

EY e-faktura

Babak

Senior Consultant: Babak Azmoudeh

Om virksomheden: EY e-faktura er et produkt fra EY Online og udbydes til virksomheder, der bruger e-conomic eller Reviso. Virksomheden kan både assistere med EY e-faktura såvel som deres store kendskab til regnskabsprogrammer og andre online værktøjer.

Key Selling Point: Enkelt system med bl.a. ubegrænset opsætning af workflows – der sparer dig for 80% af administrative processer.

  • Brugervenligt system til små og mellemstore virksomheder
  • Ubegrænset support fra erfarent team med fuld kendskab til regnskabssystemer og bogføringsprincipper
  • Visualisering af aflæst data for hurtigere og sikre kreditorhåndtering

ELO Digital Office

Portraet 20201013

Forretningsudvikler / Business Developer: Eva L. Hansen

Om virksomheden: ELO blev født som et arkivsystem til håndtering af dokumenter. Med tiden er der bygget flere automatiseringsmuligheder på f.eks. fakturahåndtering. Systemet opererer på mange markeder, men er f.eks. tilpasset det danske med en fakturahåndteringsløsning til f.eks. bogholderivirksomheder.

Key Selling Point: Arkiveringssystem med fuld sporbarhed og overblik samt en bred basispakke med moduler til fakturahåndtering, kontrakter, HR og kursus.

  • God løsning til både mellemstore og større virksomheder
  • Bred basispakke til håndtering af alle virksomhedens dokumenter
  • Stort overblik med mulighed for at kommunikere internt i systemet

Kontolink

kontolink

CPO og stifter: Kim Agger, CEO og stifter: Jens Sørensen, Head of Commercial Operations: Steffen Ekelund

Om virksomheden: Den kun 3 år gamle virksomhed har allerede en stor kundebase af mikrovirksomheder og revisorer. Systemet har de mest basale funktioner til at scanne og automatisere og er et af de billigste på markedet – uden binding.

Key Selling Point:Effektivt system der lader mikrovirksomheder automatisere deres regnskab og registrering af bilag/leverandørfakturaer uden frustrationer.

  • Perfekt til små virksomheder (1-10 medarbejdere) og revisorer
  • Nemt at bruge på farten og giver hurtigt overblik
  • Innovativ machine learning matcher faktura/bilag med banktransaktioner

Acubiz

1516246936709

CMO: Anders Friss

Om virksomheden: Siden 1997 har Acubiz hjulpet virksomheder med at gøre Expense management lettere. Alt kan i dag klares digitalt og firmaet leverer intuitive løsninger, der tager højde for alle delprocesser og administrative opgaver.

Key Selling Point: Automatisk håndtering af udgifter og omkostningsfakturaer med mobilt workflow og mulighed for avanceret godkendelse og kontrol.

  • Intuitive løsninger til virksomheder i alle størrelser
  • Automatisk og digitalt workflow samt effektiv godkendelsesproces
  • Kun én leverandør – Acubiz kontrollerer udviklingen af deres løsning

Fakturafil

1526901368176

Ejer/stifter: Michael Olsen

Om virksomheden: Med mere end 15 år på markedet har Fakturafil.dk udviklet en overskuelig og simpel løsning til håndtering af dine leverandørfakturaer. Opsætningen tager kun 10 min., og så er du i gang med at automatisere dit bogholderi. Du kan læse mere omkring Fakturafil her

Key Selling Point: Billig aflæsning af fakturadata herunder linjer. Super fleksibelt med mange integrationspunkter til eksterne systemer.

  • Et brugervenligt system der kan bruges af alle typer virksomheder
  • En af markedets billigste løsninger – altid forbrugsbaseret!
  • Mange muligheder for justeringer og tilpasninger

Continia

1597763290028

CCO: Kim Dalsgaard Christensen

Om virksomheden: Continia har eksisteret i mere end 10 år og bruges af mere end 11.000 virksomheder, der kører med Dynamics NAV/BC. Via Microsofts partnerkanal, er Continia yderst effektive i at levere, implementere og understøtte løsningen hos deres kunder.

Key Selling Point: Vi hjælper organisationer med at spare tid og penge indenfor finansprocesser med løsninger, der strømliner deres Microsoft Business Central.

  • En løsning specifikt henvendt til virksomheder med NAV og Business Central
  • Systemet lader dig arbejde hurtigere ved at effektivisere håndtering af dokumenter
  • Altid garanti om hjælp til opsætning, installation og support

Fakturaboks

Lena Blad Larsen Foto

Seniorkonsulent: Lena Blad Larsen

Om virksomheden: Siden 1999 har Fakturaboks tilbudt en effektiv løsning til håndtering af leverandørfaktura. Systemet indeholder smarte funktioner til svære situationer, og du kan altid benytte dig af den gratis support.

Key Selling Point: Det er hurtigt at implementere, brugervenligt, kan udbygges med flere funktioner, håndtere flere regnskaber, meget løsningsorienteret og med gratis support.

  • Til virksomheder i brancher som butik, restaurant, håndværker, bogføring mm.
  • Et system med godt overblik og mange funktioner der effektiviserer bogføringen.
  • Alle fakturaer bliver vist ens og på en simpel måde.

Kaunt

16101173184062018 09 18 ENVERSION0039 1 300x300 1

Head of Communication and Marketing: Sofie Grue Haumann, Account Executive: Signe Martha Lund

Om virksomheden: kaunt™ er et intelligent AI-baseret værktøj, der hjælper vores kunder med automatisering, øget compliance og præcise effektive analyser. kaunt™ lærer af kundens historiske bogføringspraksis og sætter herfra de finansielle processer på autopilot samt optimerer disse uden manuel opsætning og uden vedligeholdelse.

Key selling point:kauntTM – AI-based accounting above human performance. Ingen manuel opsætning. Ingen kompleks integration. Ingen vedligeholdelse. kaunt™ er 100% bygget på selvlærende systemer.

  • En løsning brugt af 25% af kommune/region – nu i gang med det private marked
  • Ren automatisering – ingen vedligehold eller manuel opsætning
  • Dit fakturaflow bliver baseret på kunstig intelligens

Centsoft

DSC 6974 ebeskuren

Head of Marketing: Sofia Thomasson 

Om virksomheden: Centsoft har eksisteret i mere end 10 år. De har udviklet et kraftfuldt, men alligevel simpelt system. Det tillader både små og mellemstore virksomheder at arbejde effektivt med elektronisk fakturahåndtering.

Key Selling Point:Centsoft Invoice er en moderne og online AP automatisk løsning til effektiv håndtering af leverandørfaktura.

  • Simpel løsning til små og mellemstore virksomheder
  • Online godkendelse af alle fakturaer og automatisk bogføring til økonomisystem
  • Et transparent system der lader dig undgå administrativt dobbeltarbejde

ScanOne

scanlogogrey

Om virksomheden: Virksomheden har otte års erfaring og har i den tid udviklet et overskueligt system med nogle af markeds laveste priser. Med ScanOne kan bogholdere undgå at skulle holde styr på deres kunders stakkevis af papirer.

Key Selling Point:Scan ONE kan spare bogholdere / revisorer op til 70% af deres arbejdstid på manuelt tastearbejde.

  • Et system til digitalt bogholderi – velegnet til revisorer og bogholdere
  • Automatisk aflæsning og kontering til regnskab
  • Nem indlæsning med firmaets gratis app

Navidoc

MRA

Salgschef: Michael Ravn

Om virksomheden: Navidoc har eksisteret i mere end 15 år og arbejder for at skabe en brugerflade, der er overskuelig og også nem at bruge for ikke-økonomivante brugere. Løsningen har til formål at spare tid og penge på administrative opgaver.

Key Selling Point:Effektivt, Brugervenligt og Økonomisk. 360 graders leverance.

  • Specielt egnet til virksomheder med mere end én godkender eller kreditorstyring
  • Et overskueligt system med mange muligheder f.eks. nem scanning fra mobil app
  • Virksomheden har stor erfaring med integrering til ERP.
shutterstock 674389285 Konverteret

Scanningssystemer: hvad koster det?

Der er flere faktorer, der spiller en rolle, når du vælger et nyt bilagsscanningssystem, der skal gøre din hverdag mere simpel. Nogle af disse er prisen på systemet, hvor nemt tilgængeligt det er, hvor meget hjælp du kan få og hvor hurtigt, du er i gang med at scanne og automatisere dine leverandørfakturaer.

Vi har sammenlignet systemerne på disse helt generelle kriterier:

Generelt opdateret
Grafik: Generelle kriterier – © Sandgrav Solutions

Dét at scan faktura fra en leverandør, kan skulle ske, hvor som helst, når som helst. Du kan også have behov for overblik over fakturaerne, mens du er på farten. Det er derfor vigtigt, at systemet er fleksibelt og at du kan tilgå det fra flere platforme, f.eks. en app. Langt de fleste scanningssystemer tilbyder app.

Fakturascanning kan være kompliceret. Specielt for dig der er nybegynder og ikke selv er bogholder. Dét at bruge et nyt program kan også have sine udfordringer. Derfor er det overordnet set vigtigt at kunne få den rette support. Alle virksomhederne har en form for support – de fleste via telefon.

Prisen spiller også en rolle. Som enkeltmandsvirksomhed har du måske ikke det helt store budget. Som større virksomhed kan du have brug for en mere kompliceret løsning, men den skal også være prisfornuftig til dit antal af brugere osv. Når prisen sammenlignes, bør man også kigge på, hvor meget der er med i ”basispakken”. Nogle af systemerne er udelukkende beregnet til fakturahåndtering, mens andre kan meget mere – f.eks. håndtering af kontrakter og andre HR-dokumenter.

Tid er penge. Hvor hurtigt er du i gang, betyder derfor også meget. De fleste scanningssystemer er oppe at køre indenfor få timer eller fra dag-dag. Det der spiller en rolle er ofte, hvor ”stor” en løsning du skal bruge. Skal du f.eks. bare i gang med at scanne fakturaer her og nu? Eller skal der opsættes flere tilpassede integrationer først?

Bilagsscan - vilket scanningssystem skal jeg vælge?

Men hvilket system skal du vælge? Vil du have ét, der er ultra simpelt og henvendt til små virksomheder? F.eks. med en smart app, og en god telefonsupport hvor du kan få hjælp? Eller har du brug for et omfattende system med mange funktioner, integrationer eller ultimativ automatisering – ét der er velegnet til større virksomheder? Skal det kunne læse e-faktura? Og er det et must, at der er fraud detection?

Vi har sammenlignet alle systemerne på deres tekniske funktioner:

Funktioner opdateret 1
Grafik: Funktioner – © Sandgrav Solutions

Godkendelsesflow, integrationer og E-faktura – hvilke funktioner har du brug for?

Du finder fakturascanningssoftware, der er mere automatiserede end andre. Det vil sige, hvor du ikke blot kan scanne dine leverandørfaktura, men også opsætte automatiserede flows, så du skal lave endnu mindre manuelt arbejde. Systemernes mange funktioner gør det lettere for dig at holde styr på dine leverandørfakturaer – og i sidste ende bliver din bogføring mere optimal og effektiv.

OCR-teknologi er scanningsmotoren i programmet. Det er dén, der gør, at dine leverandørfakturaer kan blive læst korrekt.

E faktura også kaldet elektronisk faktura er en faktura, der udelukkende bliver udvekslet på digital vis. Det vil sige, at der ikke er et fysisk dokument, der skal scannes. Utrolig mange leverandørfakturaer sendes på denne måde, og derfor er det også vigtigt, at programmet kan håndtere dem.

Læse varelinjer gør din bogføring af specifikke varer nemmere.

Matche varelinjer med indkøb kan være en fordel, hvis du vil have matchet leverandørfakturaen med den indkøbsordre, du har stående i dit system.

Fraud detection kan ske på flere måder. Med de fleste programmer sikres du ved, at systemet ikke overfører penge til en konto, der ikke findes under en kunde i systemet.

Godkendelsesflow er godt at have, hvis der er flere personer i virksomheden, der skal godkende betalingen af en leverandørfaktura, før den rent faktisk betales. Med optimal fakturagodkendelse bliver den sendt til de korrekte personer, før betaling sker.

Integrationer gør hverdagen lettere. Det er også tilfældet med de såkaldte ”scannings” eller ”fakturahåndterings” systemer. De mest almindelige integrationer er til regnskabssystemer, betalingsmoduler, e-mail og lagringsplatforme som DropBox og Office. Stort set alle virksomhederne tilbyder integrationer til ERP og til forskellige tredjepartsløsninger. De større og mere avancerede systemer på markedet kan tilbyde dig en tilpasset integration, til lige det system du ønsker.

shutterstock 1048398673 Konverteret

Sådan vælger du dit foretrukne system til scanning af leverandørfaktura

Inden du vælger dit faktura program, bør du tænke dine behov igennem. Har du brug for få vigtige funktioner eller skal dit system kunne rigtig meget?

Hvilket system, der matcher netop din virksomhed, afhænger også af størrelsen på din forretning.

Ét system som Kontolink er specielt henvendt til små virksomheder med 0-10 medarbejdere eller bogholdere. Andre systemer der henvender sig specielt til revisorer og bogholdere er: ScanOne, Futurelink og EY e-faktura.

SMV’er er der mange af. Derfor ser vi også en hel del systemer, der matcher netop deres behov. Det er blandt andet: Docubizz, EY e-faktura, Acubiz, Centsoft og Roger.ai

Til større virksomheder er der også flere gode løsninger på markedet. Systemer som Digiflow og ELO Digital Office henvender sig specielt til de større virksomheder. Digiflow er specifikt til fakturahåndtering, mens ELO faktisk kan tilbyde flere muligheder inden for HR, kursus og kontrakter.

Sidst men ikke mindst findes der også løsninger på markedet, der henvender sig til alle slags virksomheder uanset størrelse. Det er f.eks.: Fakturafil, Fakturaboks og Navidoc.

Der er altså mange gode bud på en optimal løsning, uanset hvordan din virksomhed ser ud og hvad dine behov er. Brug vores guide til at sammenligne dem, på det der er vigtigst for dig – om det er den månedlige pris, eller hvor hurtigt du er i gang med systemet! Det er op til dig.

Har vi fanget din interesse for bilagsscan? så kan du kontakte os for at høre hvordan vi kan hjælpe dig.