Elektronisk bilagshåndtering – sådan kommer du igang
Skrevet af Frederik Kromann d 16/04-2024
I en æra, hvor digitaliseringen stormer fremad, er det essentielt for virksomheder at omfavne teknologien for at forblive konkurrencedygtige og effektive. Elektronisk bilagshåndtering er en af de nøgleområder, hvor digitalisering kan gøre en markant forskel. Frederik Kromann har den 16. februar 2024 givet os et indblik i, hvordan man kommer i gang med denne proces, og hvorfor det er så vigtigt. En løsning til elektronisk bilagshåndtering SKAL findes vil jeg mene.
Betydningen af digitalisering og automatisering
Digitalisering er ikke blot et buzzword; det er en nødvendighed for at opnå automatisering og forbedre kvaliteten af bogholderiet. Med digitalisering opnår man en ensartethed, som kan være svær at opnå manuelt. Denne ensartethed er afgørende for at sikre nøjagtighed og effektivitet i bogholderiet.
Udfordringer ved automatisering via digital bilagshåndtering med de bedste værktøjer
Selvom automatisering og brugen af fintech software kan behandle større mængder data, er det vigtigt at huske, at systemerne ikke kører sig selv. Der er behov for konstant overvågning for at sikre, at alt fungerer som det skal. Den øgede mængde data, som automatisering medfører, kræver en opmærksomhed, som ikke må undervurderes.
Misforståelser om digitalisering
At tage et billede af en kvittering og tro, at det er lig med digitalisering, er en misforståelse. Det afgørende spørgsmål er, hvor bilaget ender efterfølgende.
Mulighederne varierer fra Dropbox og e-mails til halvdårlige bilagsarkiver i økonomisystemet eller endda gamle, grå og analoge klientmapper. Hvis din virksomhed ikke ender med en fuldautomatisk løsning, der håndterer alt for dig, vil der være et enormt arbejde i at sortere og organisere bilagene korrekt.
Værdien af ressourcer
De ressourcer, der bruges på at håndtere bilag manuelt, kunne uden tvivl anvendes mere effektivt. Spørgsmålet er, hvor din virksomhed ligger nu, og hvor du gerne vil være. Hvis din virksomhed endnu ikke har taget skridtet fuldt ud mod elektronisk bilagshåndtering, er det på tide at overveje en omlægning.
Den nye bogføringslov
Med den nye bogføringslov lurer risikoen for bøder og tidsspilde, hvis ikke virksomheder tilpasser sig og implementerer digitale løsninger for bilagshåndtering. Det er ved at være sidste udkald for virksomheder, der ønsker at undgå disse konsekvenser. Automatisk bogføring og digital bilagshåndtering er en af de ting som Erhvervsstyrelsen mener kan blive en af de store gevinster ved den nye lov.
Bilagshåndtering i business central har været en ting i mange år ligesom e-conomic også i lang tid har tilbudt dette.
Top 3 bilagsløsninger
For at lette overgangen til digital bilagshåndtering anbefaler vi tre løsninger: Pleo, Kontolink og CorpayOne. Disse løsninger tilbyder forskellige funktioner, der kan tilpasses specifikke behov i virksomheden, fra automatisk bogføring af kvitteringer til integration med økonomisystemer.
Pleo tilbyder en brugervenlig platform for udgiftsstyring og kvitteringshåndtering, der gør det nemt for medarbejdere at indsende bilag via en app.
Kontolink fokuserer på at forbinde banktransaktioner direkte med bogføringen, hvilket sikrer en strømlinet proces for håndtering af finansielle data.
CorpayOne er en alt-i-en løsning, der automatiserer hele processen fra indkøb til betaling, inklusiv håndtering af kvitteringer og fakturaer.
Konklusion
Implementering af elektronisk bilagshåndtering er ikke kun en måde at spare tid og undgå bøder på; det er en strategisk investering i din virksomheds fremtid.
Ved at udnytte de rette digitale løsninger kan virksomheder forbedre deres bogføringsprocesser, øge nøjagtigheden og frigøre værdifulde ressourcer.
Det er tid til at tage skridtet ind i den digitale æra og opleve de mange fordele, som automatisering og digitalisering bringer med sig.
Husk at uddanne brugerne så de føler at der ikke er kørt et tog hen over dem. Brug værktøjerne til at få de lette sejre så alle kan se meningen med “galskaben”. Når først brugerne kan se hvorfor det giver mening med digital bilagshåndtering. Så skal det nok blive en succes.
Vores 3 bedste bilagsløsninger vil være
Pleo eller kontolink samt CorpayOne
FAQ om elektronisk bilagshåndtering
Hvornår skal alle bilag være digitale? Det skal alle bilag ikke – så undersøg loven inden du laver for meget.
Hvornår træder i krav om digital bogføring i kraft? For de fleste er det 1/7-2024
Hvilke bilag skal opbevares digitalt? Som sagt undersøg – men start m
Elektronisk bilagshåndtering er en vigtig del af moderne virksomheder. Det er dog vigtigt at være opmærksom på lovgivningen og hvornår kravene om digital bogføring træder i kraft. For de fleste virksomheder er det den 1. juli 2024.
Når det kommer til hvilke bilag der skal opbevares digitalt, er det bedst at undersøge lovgivningen, men start med leverandørfakturaer, kreditkortkvitteringer og udlæg. Og når det kommer til selve den digitale bogføring, anbefaler vi at overlade det til en professionel bogholder.
med leverandørfaktura og kreditkortkvitteringer og udlæg
Hvem skal lave digital bogføring? Vi syns det skal være en bogholder 🙂
